Dicas para gerenciar sua rotina de trabalho

Dicas para gerenciar sua rotina de trabalho

Tempo é sinônimo de dinheiro no mundo corporativo, por isso trabalhar de forma organizada, padronizando atividades e criando uma rotina prática é essencial para conseguir produzir mais e melhor.

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Manter o foco para otimizar a rotina

Independente da função do profissional ou cargo hierárquico, todos devem ter noções sobre gestão de tempo, mantendo o foco no que realmente é importante.

Quem está com a agenda cheia ou tem dias complicados, precisa saber decidir se vai manter a concentração nas metas e decisões importantes ou se vai mudar a rotina sempre que surgirem novas demandas de serviços urgentes. Classificar as tarefas por ordem de prioridades é essencial para evitar a distração.

Antes de definir o que fazer, é importante diferenciar o que é urgente do que realmente é importante. Alguns exemplos de tarefas urgentes são as respostas via e-mails, imprevistos que parecem que podem ser resolvidos em apenas alguns minutos e nos devoram horas e relatórios de última hora. Nem todas as tarefas que você prefere fazer primeiro, são necessariamente urgentes, mesmo parecendo mais prazerosas.

Tarefas consideradas importantes são aquelas que:

• Ajudam a atingir objetivos pessoais e corporativos.

• Dificilmente geram adrenalina, pois são comuns em nosso dia a dia.

• O desenvolvimento da tarefa ocorre em longo prazo.

• As atividades podem ser cansativas e tediosas, porém essenciais.

Otimizando a rotina: como escolher e definir as prioridades

É comum sentir atração por tarefas de curto prazo, pois, inconscientemente, elas fazem o profissional se sentir importante. Essa atração pode acabar atrapalhando sua rotina, se você não for extremamente responsável e organizado. Defina um tempo para a realização das tarefas urgentes que aparecem durante a sua rotina, isso pode ajudar a manter o foco.

Quando planejamos a nossa rotina e seguimos, conseguindo manter o foco, o resultado final é um dia muito mais produtivo. Prazos para entrega de serviços e projetos devem ser respeitados, por isso a rotina precisa ser trilhada de acordo com a sua agenda de compromissos.

Além da programação diária é preciso ter uma organização semanal e mensal, com metas a serem atingidas. E para não se perder na sua rotina, crie lembretes, use agendas ou quem sabe um marcador virtual, que possa te lembrar de via e-mail ou na tela do seu computador sobre suas tarefas, trazendo você de volta para o foco.

O autor Steve Covey descreve em seu livro ''7 Hábitos das pessoas altamente eficazes'' quatro quadrantes que nos ajudam a definir o quanto uma tarefa é importante:

• Urgente, mas não importante.

• Importante, mas não urgente.

• Urgente.

• Importante.

Conhecer bem a sua rotina e saber fazer escolhas é importante para obter satisfação com o seu cotidiano, esse fator também tem relação direta com a expectativa gerada sobre suas tarefas e a realização das mesmas.

As tarefas urgentes exigem a nossa atenção imediatamente, costumam ser óbvias e agradáveis de serem resolvidas, mas nem sempre tem a mesma importância de uma tarefa essencial, que por outro lado pode influenciar seus resultados, missão e valores.

Cuidado para não criar um fluxo constante de tarefas urgentes e deixar as tarefas importantes sem soluções no final do dia. Estabelecer prioridade exige capacidade de saber dizer sim ou não, com coerência e equilíbrio.


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